A Jézus Társasága Magyarországi Rendtartomány Levéltárának
KUTATÁSI SZABÁLYZATA
Érvényes: 2024. július 1-től
A kutatási szabályzat pdf változata letölthető innen.
Jelen szabályzat célja a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltárában (a továbbiakban JTMRL) végzett kutatások rendjének meghatározása a rendi, egyházi és állami előírások figyelembevételével.
A JTMRL anyagában történő kutatások engedélyezése és korlátozása; a helyszíni és online kutatás, valamint a tájékoztatás módja; illetve az anyag kölcsönzése és reprodukciója.
3. A szabályzat szervezeti és személyi hatálya
Jelen szabályzat kiterjed minden, a JTMRL-ben kutatásokat végző, tőle kölcsönző, tájékoztatást vagy másolatot kérő természetes személyre.
4.1 A JTMRL a tartományfőnök engedélyével és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (a továbbiakban Ltv.) 30. §-ának (1) bekezdése szerint bejegyzett nyilvános magánlevéltár. A kutatási szabályzatot a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó rendelkezések alapján állítottuk össze.
4.2 Jelen kutatási szabályzat a Ltv., a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet (a továbbiakban Lrd.), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv., az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (a továbbiakban GDPR) rendelkezései és a Peter-Hans Kolvenbach SJ általános rendfőnöknek a nagyobb elöljárókhoz intézett 2003/26. számú körlevelének (Indicationes practicae de Archivis; 2003. X. 18.) iránymutatása alapján készült. A szabályzat készítésekor a Codex Iuris Canonici 486–491. kánonjait is figyelembe vettük.
5.1 A levéltár iratai jogos igény esetén a levéltáros engedélyével, a kutatási szabályzat 6. pontjában fölsorolt korlátozások figyelembevételével ingyenesen kutathatók. Jogos igény akkor állhat fönn, ha az iratokat a kutató hivatalos, tudományos, pedagógiai, helytörténeti vagy családkutatási célra kívánja felhasználni.
5.2 A kutatási engedély kiadásakor a JTMRL nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, illetve amennyiben a kutató hozzájárul, úgy az e-mail címét, telefonszámát, foglalkozását és a munkahelyének a címét is. A név, anyja neve, születési hely és idő, lakcím kezelésének jogalapja az Ltv. 22. § (2)-(3) bekezdései szerinti jogszabályi kötelezettség teljesítése, az adatok kezelésének célja pedig a levéltári anyag kutatásának engedélyezése és a kutatási engedélyek nyilvántartása. A telefonszám és e-mail cím adatok kezelésének jogalapja az érintett személy hozzájárulása, és az adatok kezelésének célja a rövid úton történő kapcsolattartás lehetővé tétele a JTMRL és a kutató között a kutatás engedélyezésével és a kutatással összefüggésben. A foglalkozás és a munkahely címe kezelésének jogalapja az érintett személy hozzájárulása, és az adatok kezelésének célja a levéltári szolgáltatások költségtérítésének meghatározása, valamint a kutatási engedély kiadása. A JTMRL a személyes adatokat azokkal a munkavállalóival közli, akik a kutatás engedélyezésével, a kutatási engedélyek nyilvántartásával, valamint a kutatás lehetővé tételével összefüggő feladatokat látnak el. Amennyiben díjköteles szolgáltatás igénybevételére kerül sor, a JTMRL a név és a lakóhely adatokat közli a JTMR számviteli feladatait ellátó munkatársaival. A JTMRL a kutató személyes adatait Lrd. 44. § (4) bekezdése szerint a kutatás befejezésétől számított 15 évig tartja nyilván, 15 év után törli.
A JTMR adatkezelési szabályzata tartalmazza az adatkezelés részletes szabályait. A kutatási engedély az adott naptári évre szól, így évente megújítandó.
5.3 A kutatási engedély annak a személynek adható, aki 18. életévét betöltötte, és a levéltári kutatáshoz megfelelő felkészültséggel rendelkezik. A kutatási engedély elnyerésekor a kutató a kutatási engedély aláírásával vállalja, hogy
a kutatásra kapott levéltári anyag épségét biztosítja és rendjét megtartja;
a levéltárban őrzött és publikációiban fölhasznált forrásokra a tudományos igényeknek megfelelően hivatkozik;
a levéltárban őrzött források alapján készült közleményeinek egy példányát a megjelenést követő egy hónapon belül (papíron vagy digitális formában) díjmentesen megküldi a levéltárnak;
amennyiben a katolikus egyházjog, a hatályos adatvédelmi szabályok, az Ltv. vagy az Lrd. rendelkezéseit megszegve személyiségi jogokat sértő adatokat hozna nyilvánosságra, viseli az ezzel kapcsolatos jogi és anyagi felelősséget.
5.4 A kutatási engedély visszavonásáról a levéltáros javaslatára a Tartományfőnök dönthet. A kutatási engedély visszavonható attól a személytől, aki
a levéltárból iratanyagot tulajdonít el
a levéltári iratanyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja
az iratanyagot engedély nélkül bármilyen formában sokszorosítja
a már rendezett iratanyag rendjét önkényesen megváltoztatja
a levéltári anyag használatára vonatkozó kikötéseket és személyiségi jogokat (ld. jelen szabályzat 5.3. és 6. pont) megsérti.
6.1 A kutatási engedély kiadásának naptári évétől számított 60 évnél régebbi levéltári iratanyag szabadon kutatható, a szabályzat 6.2 pontjában jelzett iratanyagok kivételével. Az időkorláton belül keletkezett iratanyag kutatására csak indokolt esetben van lehetőség, amelyről a kutató – a levéltárosnak akár online formában benyújtott – írásbeli kérelme és a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök dönt. A korlátozott iratanyag kutatási engedélye iránti kérelem elutasítása ellen felfolyamodásnak helye nincs.
6.2 A személyi iratanyagok (Personalia) kutatása az iratkeletkeztető személy halálát követő 30. évet követő naptári évben válik szabaddá. Az időkorláton belül keletkezett iratanyag kutatására csak indokolt esetben van lehetőség, amelyről a kutató – a levéltárosnak akár online formában benyújtott – írásbeli kérelme és a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök dönt. A korlátozott iratanyag kutatási engedélye iránti kérelem elutasítása ellen felfolyamodásnak helye nincs.
6.3 Az eredeti iratanyag kutatása nem megengedett, ha az iratanyag fizikai állapota azt már nem teszi lehetővé. Ilyen esetben a Kutatási Szabályzat 8.2 és 9.3–5 szerint van lehetőség az iratanyag kutatására.
6.4 A kutatási szabályzat nem vonatkozik azokra az iratokra, amelyek a rendi előírásoknak megfelelően a Tartományfőnöki Irattárban nyernek elhelyezést. Az ezekben való kutatás nem engedélyezett. A 2003/26. évi általános rendfőnöki körlevél szerint ide tartoznak a Tartományfőnök által kijelölt iratsorozatok, és különösen azok, amelyek sérthetik a magánszféra és a jó hírnév védelmét.
7.1 A kutatás elsődleges helye
a levéltári kutatóterem
a levéltár bizonyos irategyüttesek digitalizált másolatának online kutatását is lehetővé teszi. Az online kutatásra vonatkozó rendelkezések tekintetében a Kutatási Szabályzat 8. pontja irányadó.
7.2 A levéltár a kutatóterem nyitvatartási idejét, valamint az intézmény elérhetőségeit nyilvános formában közzéteszi.
7.3 A kutató köteles minden egyes kutatási eset alkalmával a kutatónapló kitöltésére. A kutatónaplónak tartalmaznia kell
a kutatási eset sorszámát;
a kutatás dátumát;
a kutató nevét;
a kutatás tárgyát és lehetőség szerint a felhasznált levéltári (könyvtári) anyag jelzetét
7.4 A levéltár az egy kutatási alkalom során kikérhető és kiadható levéltári iratanyag mennyiségét
raktári egységenként kikért iratanyag esetén 5 dobozban
kötetek esetén 5 kötetben
jelzetenként kikért darabszintű iratanyag esetén 10 jelzetre kiterjedő mennyiségben maximálja
indokolt esetben a levéltár vezetője e korlátozás alól saját hatáskörben felmentést adhat.
7.5 A levéltáros feladata a kutatók ellátásában, hogy
megadja mindazt a felvilágosítást, amely a kutatómunka megkezdéséhez és a folyamatos kutatáshoz szükséges, beleértve a segédleteknek a kutató rendelkezésre bocsátását
felel a kutató számára kiadott iratanyagért, fenntartva a kutató személyes anyagi és büntetőjogi felelősségét
ha a kutatás a megfelelő engedély birtokában nem a kutatóhelyen vagy az online felületen történik, akkor gondoskodik az iratanyag megfelelő átadásáról és a kutatás körülményeinek biztosításáról
nyilvántartja a használt levéltári anyagot
nyilvántartja a kutatók és a kutatási esetek számát, azokat statisztikai adatközlés céljából az illetékes egyházi és állami szervek felé továbbítja az éves jelentés keretében.
7.6 A levéltáros nem köteles a kutatásra kiadott levéltári iratanyag értelmezésében, feldolgozásában (olvasás, fordítás, adatok kikeresése, bérkutatás) közreműködni.
8.1 A levéltár a mindenkori Tartományfőnök engedélyével iratanyagának egyes részeit digitalizálja és azt online kutathatóvá teszi. Az online kutatás a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesülete által fenntartott „E-kutatás a magyarországi egyházi levéltárakban” (https://matricula.hu) elnevezésű portálon (a továbbiakban Matricula) végezhető.
8.2 A levéltár által digitalizált iratanyag az eredeti iratok állományvédelmének érdekében a digitalizálást követően csak online vagy a levéltári kutatóteremben a kutató rendelkezésére álló számítógépes terminálon kutatható. Indokolt esetben a kutató – a levéltárosnak akár online formában benyújtott – írásbeli kérelmére, a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök engedélyével az eredeti iratanyag is kutatható a digitalizálást követően.
8.3 Az online publikált iratanyagok egy részének vagy egészének kutatása regisztrációs díj ellenében történik, melynek díjszabása a Matricula JTMRL-re vonatkozó adatlapján érhető el. A díjfizetéstől a JTMRL a maga, a JTMR, vagy annak másik intézménye által megrendelt kutatások esetén eltekint.
8.4 Az online kutatáshoz szükséges regisztráció során a kutató köteles a Matricula online regisztrációs űrlapját kitölteni.
8.5 Az online kutatás során csak a Matricula által meghatározott formában történhet a digitalizált iratanyag letöltése a kutató saját használatára. A letöltött másolat terjesztése, publikálása a levéltár engedélye nélkül tilos.
8.6 Az online kutatáshoz szükséges regisztrációval a kutató megismeri és elfogadja az e-kutatás használatának feltételeit, és köteles az erre vonatkozó rendelkezéseket betartani.
9.1 A reprodukálás jogát a kutatási engedély nem foglalja magában, annak minden fajtájához külön engedély szükséges.
9.2 A reprodukálás a kutató saját eszközével (fényképezőgép) csak a levéltár munkatársainak felügyelete mellett az iratanyag fizikai épségének és az állományvédelmi előírások megtartásával történhet.
9.3 Szkennelés és fénymásolás csak korlátozott mennyiségben, az állományvédelmi szempontok figyelembevételével, a levéltár munkatársai által történhet.
9.4 A már digitalizált iratanyagról saját eszközzel reprodukció nem készíthető, csak a levéltár által készített másolat használható. Ettől indokolt esetben lehet csak eltérés.
9.5 A másolatkészítés – akár saját eszközzel, akár a levéltár munkatársai által – díjköteles. A reprodukciós díjakra vonatkozó díjszabás a Kutatási Szabályzat mellékletében található. A JTMRL vagy a Tartományfőnök döntése alapján különleges esetekben (pl. egyházi személyek esetében) el lehet tekinteni a díjfizetéstől.
9.6 Ha az elkészült másolat publikációs céllal készül, annak közre adása közlési engedélyhez és díjfizetéshez kötött. A közlési engedély a hivatalos kiadványok, kiállítások, nagyobb volumenű online publikációk esetében papíron kerül kiadásra, más esetekben elégséges online írásos engedélyezés.
10.1 A levéltári iratanyag az alábbi esetekben kölcsönözhető
a Tartományfőnök által engedélyezett másolás, reprodukálás céljából, amennyiben az a levéltár saját eszközeivel nem megoldható
állományvédelmi, restaurálási munkára
hatósági felhasználásra (megfelelő igazolással)
kiállításra.
Az a) és d) pontok esetében eseti megállapítású kölcsönzési díj szedhető.
10.2 Kölcsönzésre csak a mindenkori Tartományfőnök írásos engedélyének birtokában, szerződéskötés mellett van lehetőség.
10.3 A kölcsönző a kölcsönzött levéltári iratanyag iránt teljes, korlátlan felelősséggel bír.
10.4 A kölcsönzés határozott időre szól.
11. Tájékoztatás a levéltári anyag alapján
11.1 A Lrd. 25. alcím rendelkezései alapján a JTMRL – akár online formában benyújtott – kérelemre (ésszerű mennyiségű munkaidő ráfordítása mellett) általános tájékoztatást nyújt a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári egységekről, illetve a kérelmező által közölt adatok alapján egyedi kiegészítő adatokat szolgáltat.
11.2 Ennek során kiadhat és elektronikusan a kérelmezőnek juttathat másolatokat a Kutatási Szabályzat 9.5 pontjában foglaltak szerinti díjfizetés ellenében. Fényképek esetében publikálható felbontású másolatot csak közlési engedély kiállításával és a Kutatási Szabályzat 9.6 pontja szerinti díj megfizetése ellenében küld, betekintési céllal azok alacsony minőségű változatait bocsátja a kérelmező rendelkezésére.
11.3 A tájékoztatás történhet tartalmi kivonat formájában is, amely írásos, de nem szöveg- vagy formahű adatot szolgáltat a kérelmezőnek, illetve tartalmazhat a keresett adatra vonatkozó levéltári anyag hiányáról szóló értesítést is.
12. Záró és átmeneti rendelkezések
12.1 Jelen szabályzat az aláírás napján lép hatályba és a már folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.
12.2 A szabályzat módosítására a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának mindenkori Tartományfőnöke jogosult. A szabályzat működéséről és a felmerült kérdésekről a levéltár igazgatója éves beszámolójában tájékoztatja a Provinciálist.
12.3. Jelen szabályzat hatálybalépésével a 2016. 12. 08. napján kiadott Kutatási Szabályzat hatályát veszti.
12.3 A szabályzat elválaszthatatlan részét képezi a Szolgáltatások díjszabása című melléklet.
Jelen szabályozás felülvizsgálatára 5 évente, illetve a 4.2. pontban meghatározott jogszabályok változása esetén – haladéktalanul – kerül sor.
Szolgáltatások díjszabása
A szabályzat hatályba lépésétől az alábbi díjak érvényesek levéltári és könyvtári másolatok esetében:
Digitális másolat (szkennelés, fotózás) / felvétel | 40 Ft +ÁFA |
Fotójegy (napi) | 2 500 Ft + ÁFA |
Fotójegy (félnapi) | 1 600 Ft + ÁFA |
Xerox A4/oldal | 120 Ft + ÁFA |
Xerox A3/oldal | 240 Ft + ÁFA |
Fénykép vagy iratmásolat közlési engedéllyel / felvétel | 800 Ft + ÁFA |
E-levéltári szolgáltatás regisztrációs díja a matricula.hu mindenkori díjszabása szerint
