A Jézus Társasága Magyarországi Rendtartomány Levéltárának
KUTATÁSI SZABÁLYZATA
I. Általános előírások
1. §. A Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára a tartományfőnök engedélyével és a Ltv. 30. §-ának (1) bekezdése szerint bejegyzett nyilvános magánlevéltár. A kutatási szabályzatot a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó rendelkezések alapján állítottuk össze.
2. §. Jelen kutatási szabályzat az 1995. évi LXVI. tv. (a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről; a továbbiakban Ltv.), a 2011. évi CXII. tv. (az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról), a 27/2015. (V. 27.) Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) rendelet (a továbbiakban Lrd.) és a Peter-Hans Kolvenbach SJ általános rendfőnöknek a nagyobb elöljárókhoz intézett 2003/26. számú körlevelének (Indicationes practicae de Archivis; 2003. X. 13.) iránymutatása alapján készült. A szabályzat készítésekor a Codex Iuris Canonici 486–491. kánonjait is figyelembe vettük.
II. A kutatás engedélyezése
3. §. A levéltár iratai jogos igény esetén a levéltáros engedélyével, a kutatási szabályzat 7–10 §-ban fölsorolt korlátozások figyelembevételével ingyenesen kutathatók. Jogos igény akkor állhat fönn, ha az iratokat a kutató hivatalos, tudományos, pedagógiai, helytörténeti vagy családkutatási célra kívánja felhasználni.
4. §. A kutatási engedély kiadásakor a levéltáros nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, telefonszámát, a személyazonosságát igazoló okmány számát, továbbá foglalkozását, és munkahelyének címét (vö. Ltv. 22. § (3) bekezdés), továbbá a kutatási téma meghatározását is. Az adatok és a kutatás engedélyezése az erre a célra bevezetett formanyomtatványon történik, amelyet a levéltár nyilvántartás céljából megőriz. A kutatási engedély az adott naptári évre szól, így évente megújítandó.
5. §. A kutatási engedély annak a személynek adható, aki 18. életévét betöltötte, és a levéltári kutatáshoz megfelelő felkészültséggel rendelkezik. A kutatási engedély elnyerésekor a kutató a kutatási engedély aláírásával vállalja, hogy
a) a kutatásra kapott levéltári anyag épségét biztosítja és rendjét megtartja;
b) a levéltárban őrzött és publikációiban fölhasznált forrásokra a tudományos igényeknek megfelelően hivatkozik;
c) a levéltárban őrzött források alapján készült közleményeinek egy példányát a megjelenést követő egy hónapon belül (papíron vagy digitális adathordozón) díjmentesen megküldi a levéltárnak;
d) amennyiben a katolikus egyházjog vagy az Atv. szerinti személyiségi jogokat sértő adatokat hozna nyilvánosságra, viseli az ezzel kapcsolatos büntetőjogi és anyagi felelősséget.
6. §. A kutatási engedély visszavonásáról a levéltáros javaslatára a Tartományfőnök dönthet. A kutatási engedély visszavonható attól a személytől, aki
a) a levéltárból iratanyagot tulajdonít el
b) a levéltári iratanyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja
c) az iratanyagot engedély nélkül bármilyen formában sokszorosítja
d) a már rendezett iratanyag rendjét önkényesen megváltoztatja
e) a levéltári anyag használatára vonatkozó kikötéseket és személyiségi jogokat (ld. jelen szabályzat 5 és 7–10 §-a) megsérti.
III. A kutatás korlátozása
7. §. A kutatási engedély kiadásának naptári évétől számított 60 évnél régebbi levéltári iratanyag szabadon kutatható, kivétel a szabályzat 8. §-ában jelzett iratanyagok. Az időkorláton belül keletkezett iratanyag kutatására csak indokolt esetben van lehetőség, amelyről a kutató írásbeli kérelme és a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök dönt. A korlátozott iratanyag kutatási engedélye iránti kérelem elutasítása ellen felfolyamodásnak helye nincs.
8. §. A személyi iratanyagok (Personalia) kutatása az iratkeletkeztető személy halálát követő 30. évet követő naptári évben válik szabaddá. Az időkorláton belül keletkezett iratanyag kutatására csak indokolt esetben van lehetőség, amelyről a kutató írásbeli kérelme és a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök dönt. A korlátozott iratanyag kutatási engedélye iránti kérelem elutasítása ellen felfolyamodásnak helye nincs.
9. §. Az eredeti iratanyag kutatása nem megengedett, ha az iratanyag fizikai állapota azt már nem teszi lehetővé. Ilyen esetben a kutatási szabályzat 19 és 25–28§-a szerint van lehetőség az iratanyag kutatására.
10. §. A kutatási szabályzat nem vonatkozik azokra az iratokra, amelyek a rendi előírásoknak megfelelően a Tartományfőnöki Irattárban nyernek elhelyezést. Az ezekben való kutatás nem engedélyezett. A 2003/26. évi általános rendfőnöki körlevél szerint ide tartoznak a Tartományfőnök által kijelölt iratsorozatok, és különösen azok, amelyek sérthetik a magánszféra és a jó hírnév védelmét.
IV. A kutatás módja
11. §. A kutatás elsődleges helye
a) a levéltári kutatóterem
b) a levéltár bizonyos irategyüttesek digitalizált másolatának online kutatását is lehetővé teszi. Az online kutatásra vonatkozó rendelkezések tekintetében a kutatási szabályzat 17–22§-a irányadó.
12. §. A levéltár a kutatóterem nyitvatartási idejét valamint az intézmény elérhetőségeit nyilvános formában közzéteszi.
13. §. A kutató köteles minden egyes kutatási eset alkalmával a kutatónapló kitöltésére. A kutatónaplónak tartalmaznia kell
a) a kutatási eset sorszámát;
b) a kutatás dátumát;
c) a kutató nevét;
d) a kutatás tárgyát;
14. §. A levéltár az egy kutatási alkalom során kikérhető és kiadható levéltári iratanyag mennyiségét
a) raktári egységenként kikért iratanyag esetén 5 dobozban
b) kötetek esetén 5 kötetben
c) jelzetenként kikért darabszintű iratanyag esetén 10 jelzetre kiterjedő mennyiségben maximálja
d) indokolt esetben a levéltár vezetője e korlátozás alól saját hatáskörben felmentést adhat.
15. §. A levéltáros feladata a kutatók ellátásában, hogy
a) megadja mindazt a felvilágosítást, amely a kutatómunka megkezdéséhez és a folyamatos kutatáshoz szükséges
b) felel a kutató számára kiadott iratanyagért, fenntartva a kutató személyes anyagi és büntetőjogi felelősségét
c) a kutatásra kiemelt iratanyag helyére őrjegyet tesz, amelyet a kutatást követően érvénytelenít, az őrjegyeket azok betelte után selejtezi
d) ha a kutatás a megfelelő engedély birtokában nem a kutatóhelyen vagy az online felületen történik, akkor gondoskodik az iratanyag megfelelő átadásáról és a kutatás körülményeinek biztosításáról
e) nyilvántartja a használt levéltári anyagot
f) nyilvántartja a kutatók és a kutatási esetek számát, azokat statisztikai adatközlés céljából az illetékes egyházi és állami szervek felé továbbítja az éves jelentés keretében.
16. §. A levéltáros nem köteles a kutatásra kiadott levéltári iratanyag értelmezésében, feldolgozásában (olvasás, fordítás, adatok kikeresése, bérkutatás) közreműködni.
V. Az online kutatás
17. §. A levéltár a mindenkori Tartományfőnök engedélyével iratanyagának egyes részeit digitalizálja és azt online kutathatóvá teszi E-Archívumában.
18. §. Az online publikált iratanyagok egy részének kutatása regisztrációs díj ellenében történik. A regisztrációs díjakra vonatkozó díjszabás az E-Archívum útmutatójában található meg.
19. §. A levéltár által digitalizált iratanyag az eredeti iratok állományvédelmének érdekében a digitalizálást követően csak online vagy a levéltári kutatóteremben a kutató rendelkezésére álló számítógépes terminálon kutatható. Indokolt esetben a kutató írásbeli kérelmére, a levéltáros javaslata alapján a Tartományfőnök engedélyével az eredeti iratanyag is kutatható a digitalizálást követően.
20. §. Az online kutatáshoz szükséges regisztráció során a kutató köteles a Kutatási Szabályzat 4.§-ban meghatározott nyomtatvány elektronikus változatát kitölteni.
21. §. Az online kutatás során csak a levéltár által meghatározott formában történhet a digitalizált iratanyag letöltése a kutató saját használatára. A letöltött másolat terjesztése, publikálása a levéltár engedélye nélkül tilos.
22. §. Az online kutatáshoz szükséges regisztrációval a kutató megismeri és elfogadja a Kutatási Szabályzatot, és köteles annak rendelkezéseit betartani.
VI. Az iratanyag reprodukálása
23. §. A reprodukálás jogát a kutatási engedély nem foglalja magában, annak minden fajtájához külön engedély szükséges.
24. §. A reprodukálás a kutató saját eszközével (fényképezőgép) a levéltár munkatársainak felügyelete mellett az iratanyag fizikai épségének és az állományvédelmi előírások megtartásával történhet.
25. §. Fénymásolat és szkennelés csak korlátozott mennyiségben, az állományvédelmi szempontok figyelembevételével, a levéltár munkatársai által történhet.
26. §. A már digitalizált iratanyagról saját eszközzel reprodukció nem készíthető, csak a levéltár által készített másolat használható. Ettől indokolt esetben lehet csak eltérés.
27. §. A másolatkészítés – akár saját eszközzel, akár a levéltár munkatársai által – díjköteles. A reprodukciós díjakra vonatkozó díjszabás a Szolgáltatások menüpontban található.
28. §. Ha az elkészült másolat publikációs céllal készül, annak közlése a Tartományfőnök engedélyéhez kötött, és eseti megállapítású jogdíj ellenében lehetséges.
VII. Iratanyag kölcsönzése
29. §. A levéltári iratanyag az alábbi esetekben kölcsönözhető
a) a Tartományfőnök által engedélyezett másolás, reprodukálás céljából, amennyiben az a levéltár saját eszközeivel nem megoldható
b) állományvédelmi, restaurálási munkára
c) hatósági felhasználásra (megfelelő igazolással)
d) kiállításra.
Az a) és d) pontok esetében eseti megállapítású kölcsönzési díj szedhető.
30. §. Kölcsönzésre csak a mindenkori Tartományfőnök írásos engedélyének birtokában van lehetőség.
31. §. A kölcsönző a kölcsönzött levéltári iratanyag iránt teljes, korlátlan felelősséggel bír.
32. §. A kölcsönzés meghatározott időre szól.
VIII. Záró rendelkezések
33. §. Jelen szabályzat az aláírás napján lép hatályba és a már folyamatban lévő ügyekre is vonatkozik.
34. §. A szabályzat módosítására a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának mindenkori Tartományfőnöke jogosult. A szabályzat működéséről és a felmerült kérdésekről a levéltár igazgatója éves beszámolójában tájékoztatja a Provinciálist.
35. §. A szabályzat elválaszthatatlan részét képezik a mellékletek:
b) E-levéltári szolgáltatás regisztrációs díjai
Kelt Budapesten, 2016.12.08.
P. Forrai Tamás Gergely SJ
provinciális
A kutatási szabályzat letölthető innen: kutszab2016
